Total Cost of Ownership VoIP

Teknologi VoIP memang menjanjikan banyak kemudahan, terutama dengan terintegrasikannya jaringan suara dan data, bahkan video, ke dalan suatu jaringan tunggal. Karenanya, ia tak memerlukan berbagai jaringan atau menggabungkan beberapa jaringan yang berbeda, baik suara, data maupun video, sehingga secara potensial mengurangi total cost of ownership (TCO), utamanya yang terkait dengan jaringan. Ini juga terkait dengan penggelaran infrastruktur dan perawatannya.

Keuntungan lainnya adalah berbagai komponen jaringan, seperti call server, application servers (misalnya voice mail storage ), dan perangkat client dapat dengan mudah diintegrasikan. Bahkan layanan client/server yang maju memungkinkan sistem dan perangkat VoIP dikelola secara jarak jauh ( remote ). Pengelolaan secara remote ini jelas akan menurunkan biaya, termasuk biaya pembelian, perpindahan, penambahan atau penggantian perangkat.

Teknologi VoIP terbukti mampu memberikan efektivitas biaya dibandingkan jaringan komunikasi suara konvensional, termasuk peningkatan cost-benefit ratio , efisiensi dan fleksibilitas penerapannya.

Suatu perusahaan dengan 10.000 pengguna telepon, menerapkan dua scenario penyediaan jaringan komunikasi dengan menggunakan PBX dan IP-PBX. Sekenario pertama, 50 persen karyawan (5.000 pengguna telepon) dibagi menjadi dua bagian besar, masing-masing 2.500 pengguna. Skenario kedua, juga 5.000 pengguna, tetapi dibagi dalam 12 kantor cabang yang terpisah. Dengan perubahan konfigurasi itu, penerapan dengan mengganti PBX lama dengan yang baru menghasilkan peningkatan biaya sekitar 48 persen. Namun, dengan mengantikannya dengan IP PBX, peningkatan biayanya hanya sekitar 11 persen dari total biaya penggantian perangkat dan sistem.

Dari kasus ini, sebenarnya yang diuntungkan bukan hanya perusahaan yang menerapkan VoIP melainkan juga para pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan. Karena biaya yang dapat dihemat, juga dapat dikembalikan dalam bentuk pelayanan yang lebih baik dan dengan biaya yang juga lebih murah.

Karena VoIP mengandalkan layanannya pada jaringan Internet yang bersifat terbuka, maka para operator penyedia layanan juga akan semakin terbuka untuk bersaing, sehingga akan mampu memberikan harga layanan yang semakin kompetitif juga kepada para pengguna. Selain itu, Internet tak mengenal negara dan batas-batas negara menjadi lenyap. Dengan teknologi VoIP, tak lagi ada perbedaan antara panggilan lokal, SLJJ atau SLI, semuanya sama sehingga pengguna dapat menghemat biaya panggilan SLJJ dan SLI-nya.

Biaya Tersembunyi

Sebelum menerapkan VoIP, perhatikan nilai penerapan VoIP bagi perusahaan Anda, termasuk biaya tersembunyi dan penghematannya, yang kahirnya akan mempengaruhi nilai TCO ( total cost of ownership ).

Bandwidth. Kalau telepon konvensional bekerja dalam jaringannya sendiri, VoIP tergantung pada infrastruktur LAN dan WAN. Karenanya, sistem VoIP berbagi bandwidth aset komunikasi bisnis yang telah ada. Untuk penerapan VoIP secara penuh, maka bandwidth jaringan harus ditingkatkan, hanya saja besarannya tergantung pada proyeksi pengguna, model pertumbuhan bisnis dan berbagai kegiatan yang terkait dengan WAN dari masing-masing perusahaan. Biaya perawatan dan penyediaan komunikasi antar mesin, termasuk penyediaan bandwidth harus disiapkan dengan tepat.

Jaringan. Trafik tradisional berisi delay-tolerant data packets yang dipengarui oleh kepadatan, hilangnya atau retransmisi jaringan. Sementara paket data VoIP sangat sensitif terhadap delay (hambatan). Dengan menambah sistem VoIP ke dalam jaringan memerlukan penilaian yang jeli dan obyektif apakah infrastruktur yang sekarang mampu mendukung paket data VoIP sambil menjaga kualitas suaranya. Komponen yang sangat kritikal adalah sistem operasi, interoperabilitas dan perangkat keras, yang memubutuhkan analisis yang cermat. Biaya untuk melakukan penilaian ini tak sama di setiap perusahaan.

Keamanan. Internet memang menghadapi kemungkinan di- hacking, denial-of-service attacks dan spying, begitu juga VoIP yang menggunakan basis IP. Karenanya, perhatian terhadapan keamanan ini harus diperhatikan sungguh-sungguh. Bisanya, akan digunakan LAN terpisah (virtual LAN), untuk mensegmentasi pengguna dari jaringan utama dan meningkatkan kemampuan untuk mengamatinya dari pengguna asing. Ini jelas akan menambah biaya, yang berarti menambah biaya tersembunyi lainnya.

Mobilitas. VoIP memungkinkan penggunanya membuat dan menerima panggilan telepon dari mana saja melalui Internet. Hal ini tentu akan menurunkan biaya komunikasi dan memudahkan berhubungan dengan karyawan yang mobilitasnya tinggi.

Perangkat keras. Keunggulan VoIP adalah dapat menggantikan telepon tradisional dengan aplikasi di computer yang disebut softphone . Meski softphone membutuhkan perangkat konversi, namun meningkatkan atau mengembangkan sistem softphone dapat dilakukan hanya dengan mendownload peranti lunak. Dengan begitu, penambahan fitur yang inovatif dapat dilakukan secara cepat. Sistem VoIP mungkin juga membutuhkan kapasitas server yang lebih besar, yang tentu membutuhkan biaya perawatan dan pembelian perangkat kerasnya.

Pelatihan. Sebagai suatu sistem baru, para pengguna perlu dilatih agar dapat menggunakan VoIp secara optimal. Karena, VoIP memungkinkan para penggunannya untuk menavigasi voice mail, teks, e-mail, teleconference dan call pop-ups secara bersama dalam satu mesin yang sama.